Frågor och svar om möteslokalerna
Hos Vännerna

Fråga
Vem får reservera mötesrummen och Festsalen G18?
Svar

Den som reserverar mötesrum skall vara en registrerad förening eller organisation - svenskspråkig, eller tydligt flerspråkig (där ett av språken är svenska)*. Rummen lånas inte ut till företag, privatpersoner, arbetsgrupper, ad-hoc sammankomster eller för privattillställningar som t.ex. födelsedagsmottagningar.

* i praktiken: det räcker inte med att en styrelsemedlem eller några medlemmar är svenskspråkiga, organisationen skall ha verksamhet/information på svenska (t.ex. en svensk webbsida). 

För festsalen G18 i Helsingfors gäller att arrangören skall vara medlemsförening i Svenska studieförbundet. Observera att festsalen lånas ut måndag-onsdag. Övriga dagar sker uthyrningen kommersiellt. Noggrannare information hittar du på Studieförbundets webbsida.

Fråga
Hur reserverar jag?
Svar

Reservera minst fyra dagar på förhand (Festsalen G18 minst en vecka på förhand), via SFV:s bokningssystem. Inom 1-2 arbetsdagar bokar och bekräftar en SFV:are din reservation (eller meddelar dig varför bokningen inte lyckades).

Om du bokat Festsalen G18 långt på förhand, bekräfta bokningen en månad innan tillställningen.

Fråga
Vilka sorts möten får jag arrangera?
Svar
Tillställningen skall helst ha bildnings- eller kompetenshöjande karaktär, som t.ex. en föreläsning, kortkurs, fortbildning eller annan liknande aktivitet. Organisationers och föreningars styrelse- och årsmöten räknas även hit.
Fråga
Hur ofta får jag reservera?
Svar
Lokalerna får av samma organisation reserveras för samma ändamål högst en gång per månad. Det går alltså inte att reservera lokalerna för kontinuerlig, veckovis återkommande kursverksamhet en hel termin. Däremot kan man reservera för en kortkurs som pågår i t.ex. tre dagar. Festsalen G18 får reserveras för två dagar i rad.
Fråga
Kan jag reservera för ett möte som jag tänker ordna om ett/två år?
Svar
För mötesrummen sträcker sig bokningskalendern 6 månader framåt. Festsalen G18 kan bokas två år i förväg.
Fråga
Vad finns det för utrustning i möteslokalerna?
Svar

Mötesrummen i Helsingfors, Vasa och Åbo har

  • Stor pekskärm med internet och skrivtavla.
  • Dator med Microsoft Office och Skype (Skype för företag och vanliga Skype) kopplad till skärmen.
  • Videokonferenssystem som kan användas t.ex. med Skype, se instruktioner hur man använder Skype för företag här.
  • Adaptrar för att koppla egen dator till pekskärmen, se instruktioner här.
  • Snabbt bredband och trådlöst nät.
  • Möjlighet att koka kaffe och te i köket intill, och att använda de kaffe- och matkärl som hör till möteslokalen. Ta med eget kaffe och te.

I festsalen G18 finns trådlös nätförbindelse, en videoprojektor och mikrofonförstärkning. Möbleringen avtalar du om med husets vaktmästare. Festsalen G18 har endast serveringskök, man kan alltså inte tillverka mat i köket (värmeskåp finns). Kärl för traktering måste du ta med dig eller hyra. Husets vaktmästare (e-postlänk)  hjälper dig med att hitta lämplig catering.

Fråga
Kan jag ordna kvällsevenemang?
Svar

Ja. Mötesrummen skall dock vara tomma senast klockan 22. Nycklarna avhämtas dagen innan hos den SFV:are som bokat din reservation. Nycklarna återlämnas följande dag senast kl. 12, eller lämnas kvar i mötesrummet på angivet ställe.

Festsalen G18 kan bokas till kl. 24.00.

Observera att för mötesrummet och Festsalen G18 i Helsingfors tillkommer efter kl. 17 en kostnad för kvällsvaktmästare. Detta gäller även videokonferanser som bokats från annan ort. Avtala om detta med husets vaktmästare  (e-postlänk).

Fråga
Kan jag ordna evenemang under veckoslut?
Svar

Du kan ordna veskolsutsarrangemang i mötesrummen i Vasa och Åbo. Om nycklar och andra praktiska arrangemang kommer du överens om med den SFV:are som bokat din reservation.

Festsalen G18 kan bokas söndagar efter kl. 14. Kom överens om arrangemangen med husets vaktmästare (e-postlänk)

Fråga
Skall jag städa efter mig då mötet är slut?
Svar

Ja. Mötesrummen skall lämnas i samma skick som då du kom. Diska eller sätt i diskmaskinen, torka av borden och sopa golvet ifall det är påkallat.

Lånar du Festsalen G18 ingår det normal städning, du behöver inte sopa eller torka av golvet, och möbleringen kan lämnas som den var under tillställningen. För dock bort all mötesrekvisita som papper, broschyrer och dekorationer. 
Serveringsköket saknar diskmaskin, så du ansvarar för att kärl och matrester förs bort efter evenemanget.

Fråga
Kan jag förvara mötesmaterial hos SFV till nästa möte?
Vill SFV:arna äta mina överblivna kex?
Svar
Nej. Lämna lokalen i samma skick som då du kom. För även bort all överbliven mat och dryck.
Fråga
Vad gör jag om jag måste ställa in mitt möte?
Svar

Om din tillställning inhiberas skall du genast avboka och på så sätt frigöra den för andra intresserade.

Din bokning av Festsalen G18 skall du även bekräfta en månad innan tillställningen.