Frågor och svar om möteslokalerna
Hos Vännerna

Den som reserverar mötesrum skall vara en registrerad förening eller organisation - svenskspråkig, eller tydligt flerspråkig (där ett av språken är svenska)*. Rummen lånas inte ut till företag, privatpersoner, arbetsgrupper, ad-hoc sammankomster eller för privattillställningar.

Kom ihåg att boka med aktuella kontaktuppgifter, så att vi kan nå dig om vi av tvingande skäl måste avboka din bekräftade bokning.

* i praktiken: det räcker inte med att en styrelsemedlem eller några medlemmar är svenskspråkiga, organisationen skall ha verksamhet/information på svenska (t.ex. en svensk webbsida). 

För festsalen G18 i Helsingfors gäller att arrangören skall vara medlemsförening i Förbundsarenan. Observera att festsalen lånas ut måndag-onsdag. Övriga dagar sker uthyrningen kommersiellt. Mer information hittar du på Förbundsarenans webbplats.

Reservera minst fyra dagar på förhand (Festsalen G18 minst en vecka på förhand), via SFV:s bokningssystem. Inom 1-2 arbetsdagar bokar och bekräftar en SFV:are din reservation (eller meddelar dig varför bokningen inte lyckades).

Om du bokat Festsalen G18 långt på förhand, bekräfta bokningen en månad innan tillställningen.

Tillställningen skall ha bildnings- eller kompetenshöjande karaktär, som t.ex. en föreläsning, kortkurs, fortbildning eller annan liknande aktivitet. Organisationers och föreningars styrelse- och årsmöten räknas även hit. Lokalerna lånas inte ut för fester och mottagningar.

Lokalerna får av samma organisation reserveras för samma ändamål högst en gång per månad. Det går alltså inte att reservera lokalerna för kontinuerlig, veckovis återkommande kursverksamhet en hel termin. Däremot kan man reservera för en kortkurs som pågår i t.ex. tre dagar. Festsalen G18 får reserveras för två dagar i rad.

För mötesrummen sträcker sig bokningskalendern 6 månader framåt. Festsalen G18 kan bokas två år i förväg. Notera att G18 enligt plan stänger för renovering hösten 2025.

Mötesrummen i Helsingfors, Vasa och Åbo har

• Stor pekskärm med internet och skrivtavla.
• Dator med Microsoft Office och olika videokonferensprogram kopplade till skärmen.
• Videokonferenssystem som kan användas med videokonferensprogram.
• Adaptrar för att koppla egen dator till pekskärmen, se instruktioner här.
• Snabbt bredband och trådlöst nät.
• Möjlighet att koka kaffe och te i köket intill, och att använda de kaffe- och matkärl som hör till möteslokalen. Ta med eget kaffe och te.

I festsalen G18 finns trådlös nätförbindelse, en videoprojektor och mikrofonförstärkning. Möbleringen avtalar du om med husets vaktmästare. Festsalen G18 har endast serveringskök, man kan alltså inte tillverka mat i köket (värmeskåp finns). Kärl för traktering måste du ta med dig eller hyra. Husets vaktmästare (e-postlänk)  hjälper dig med att hitta lämplig catering.

Ja. Mötesrummen skall dock vara tomma senast klockan 22. Nycklarna avhämtas dagen innan hos den SFV:are som bokat din reservation. Nycklarna återlämnas följande dag senast kl. 12, eller lämnas kvar i mötesrummet på angivet ställe.

Festsalen G18 kan bokas till kl. 24.00.

Observera att för mötesrummet och Festsalen G18 i Helsingfors tillkommer efter kl. 17 en kostnad på 30 e/h för kvällsvaktmästare. Detta gäller även videokonferanser som bokats från annan ort. Avtala om detta med husets vaktmästare  (e-postlänk).

Du kan ordna veckoslutsarrangemang i mötesrummen i Vasa och Åbo. Om nycklar och andra praktiska arrangemang kommer du överens om med den SFV:are som bokat din reservation.

Festsalen G18 kan bokas söndagar efter kl. 14. Kom överens om arrangemangen med husets vaktmästare (e-postlänk)

Ja. Mötesrummen skall lämnas i samma skick som då du kom. Diska eller sätt i diskmaskinen, torka av borden och sopa golvet ifall det är påkallat.

Lånar du Festsalen G18 ingår det normal städning, du behöver inte sopa eller torka av golvet, och möbleringen kan lämnas som den var under tillställningen. För dock bort all mötesrekvisita som papper, broschyrer och dekorationer. 
Serveringsköket saknar diskmaskin, så du ansvarar för att kärl och matrester förs bort efter evenemanget.

Nej. Lämna lokalen i samma skick som då du kom. För alltså bort allt mötesmaterial, och all överbliven mat och dryck.

Om din tillställning inhiberas skall du genast avboka och på så sätt frigöra den för andra intresserade.

Din bokning av Festsalen G18 skall du även bekräfta en månad innan tillställningen.