Styrelsearbete i fokus

Text och bild: Sebastian Dahlström

Jag häller upp en kopp kaffe och slår mig ner i föreläsningssalen. Bredvid mig sitter Meira-Pia Lohiluoma som är direktör för Österbottens Svenska Lantbrukssällskap ProAgria. Hon är en av de 22 kursdeltagare som denna lördagsmorgon i januari tog sig till SFV-huset G18 i Helsingfors.

I jobbet som vd är det styrelsen som är Lohiluomas arbetsgivare, men på fritiden sitter hon själv i flera styrelser – allt från bokförings- och bostadsbolag till Martha- och idrottsföreningar.

Meira-Pia Lohiluoma, direktör för ProAgria, har lång erfarenhet av styrelsearbete. Trots att hon har finska som modersmål har hon alltid jobbat i svenskspråkiga sammanhang. Hon har även engagerat sig som språkambassadör och föreläst om sin genuina nyfikenhet och sitt brinnande intresse för det svenska språket.

– Den här utbildningsdagen ger mig en möjlighet att stanna upp och reflektera över mitt styrelsearbete. Det handlar kanske inte om att lära mig en massa nytt, utan snarare om att få bekräftelse på att jag gör rätt.

Styrelsearbete kräver juridisk, strategisk och social förmåga

Det är förtroendevalda som får många av samhällets kugghjul att rulla. Genom den standardiserade JHO-utbildningen (där JHO står för Järjestön hallitusosaaja) vill SFV ge styrelsemedlemmar den breda kunskap som gör att föreningsarbetet löper smidigt: det handlar om allt från det föreningstekniska till strategi och juridik.

Dessutom krävs ett socialt kunnande, eftersom styrelsearbete i grunden handlar om att samarbeta. Dagens första föreläsare Anna Litonius, vd för Folkhälsan Välfärd, tar fasta på det här.

– Tillit är viktigt i varje styrelse. Ledamöterna måste våga föra en öppen dialog. Olika åsikter är en rikedom för föreningen.

Öppen kommunikation och tydliga spelregler är avgörande för att styrelsearbetet ska löpa smidigt, anser Anna Litonius som är en av föreläsarna under JHO-utbildningen.

Anna Litonius räknar upp de olika människotyper som brukar återfinnas i de flesta styrelser: den drivna projektledaren, den nyfikna idésprutan och den trygga klippan. Publiken hummar och nickar igenkännande.

En kunskapsinjektion i början av mandatperioden

Malin Ström vid SFV:s studiecentral är en av dem som håller i trådarna för utbildningen. Som föreningssakkunnig har hon hållit flera grundkurser i föreningskunskap – dagens JHO-utbildning är en fördjupning som kompletterar dem.

Malin Ström som är föreningssakkunnig vid SFV har själv varit föreningsaktiv sedan tonåren. Hon uppmanar alla att prova på att engagera sig i en styrelse: “Det ger väldigt mycket att få göra gott för någon annan, och samtidigt får man nya sociala sammanhang. Mitt nätverk i Svenskfinland har kommit via mitt föreningsengagemang”.

– Vi riktar oss primärt till förbund och organisationer. Och vi är jätteglada över att vi fick så många deltagare. Det visar att det finns ett behov av den här kunskapen.

Målsättningen är att samma utbildning skulle ordnas varje år i januari.

– På det sättet kan nyvalda ledamöter i organisationers styrelser få möjlighet att fördjupa sina kunskaper redan i början av mandatperioden, säger Ström.

Fanny Ollus som deltar i utbildningen är nyinvald i Tekniska Föreningen i Finland. Tidigare har hon varit aktiv i en liten studentförening, men nu får hon jobba i en styrelse av helt andra mått.

– Det känns lite nervöst, men jag tror på mig själv! Jag kom hit idag för att lyssna och lära mig så mycket som möjligt.

Med på utbildningsdagen är också Tekniska Föreningens verksamhetsledare Annika Nylander.

– Dagen passar perfekt som en introduktion för nya styrelsemedlemmar.

Fanny Ollus (till vänster) är ordförande för ämnesföreningen Spektrum vid Helsingfors universitet. Hon har tagit ett stort kliv från en liten till en stor förening i och med att hon har valts in i styrelsen för Tekniska Föreningen i Finland. “Visst är jag lite nervös, men jag tror på mig själv och på att jag kommer att lära mig massor.” Till höger: Annika Nylander, verksamhetsledare för Tekniska Föreningen i Finland.

Lojalitet, omsorgsfullhet och tystnadsplikt

Martin Löfman, jurist vid föreningen Stiftelser och fonder, tar oss med på en djupdykning i den juridik som hänger ihop med styrelsearbete. Honnörsorden kretsar kring det kollektiva – ledamöterna är jämlika i beslutsfattandet, men majoritetsbeslut gäller.

– Till styrelsemedlemmens skyldigheter hör lojalitet, omsorgsfullhet och tystnadsplikt. En styrelsemedlem hålls ansvarig för sina egna och andras handlingar.

Martin Löfman är jurist och representerar Stiftelser och fonder rf. Hans föreläsning om styrelsens juridiska ansvar var mycket populär bland publiken. “Att jobba för en förening eller i en styrelse är ofta förknippat med starkare personliga värderingar, jämfört med att jobba för ett företag”, säger Löfman.

Frågorna från publiken haglar tätt. Deltagarna vill höra Löfmans syn på intressekonflikter och jävssituationer, och hur länge gamla styrelseprotokoll ska sparas och vem som har rätt att läsa dem.

Hans Esberg som representerar Norra Österbottens Svenska Synskadade följer föreläsningen med intresse. Att känna till lagen och reglerna är hörnstenen i styrelsearbetet anser han.

– När vi fattar beslut är det viktigt att vi går på fakta – inte känslor.

“Man får vara lite jobbig som styrelsemedlem”

Efter en lunchpaus på Svenska Teatern och med påtår i kaffekopparna slår vi oss ner för eftermiddagspasset. SFV:s kanslichef Johan Aura föreläser om strategiskt ledarskap. Strategi bygger på genomarbetade målsättningar – men dagens styrelser måste också anpassa sig till den snabba samhällsutvecklingen.

– För tio år gjorde man upp målsättningar för tio år framåt. För fem år sedan blickade man fem år fram i tiden. I dag kan strategier maximalt sträcka sig tre år in i framtiden, världen förändras så snabbt. Den som inte följer med blir akterseglad.

“Att lägga upp en strategi kräver grundligt arbete”, säger SFV:s kanslichef Johan Aura. Den interna kommunikationen är viktig: alla inom organisationen ska veta vart man är på väg. 

Johan Aura understryker att ett omfattande arbete bör ligga bakom varje förenings strategi. Att välja vad man gör är lika viktigt som att välja bort det man inte gör.

Kajsa Viitamäki som representerar Åbo Akademis studentkår nickar.

– Här kom flera konkreta tips som jag kan ta med mig till studentkåren när vi uppdaterar vår strategi.

Kajsa Viitamäki vid Åbo Akademins studentkår har mångårig erfarenhet av mindre studentföreningar, men har under senare tid engagerat sig i studentkåren, som är av helt annan storleksklass. Efter avslutad JHO-utbildning önskar hon ha en bredare kunskapsbas och mera självsäkerhet i styrelsearbetet. “Det är roligt att komma hit och lära sig!”

Kanslichef Johan Aura uppmanar också styrelsemedlemmarna att våga ifrågasätta, och vara lite obekväma.

– Man får vara lite jobbig som styrelsemedlem. Man ska ställa knepiga frågor, och inte bara hoppas att allting lyckas.

En trygg ledamot vågar lägga sig själv i blöt

Under återstoden av dagen föreläser föreningssakkunniga Malin Ström tillsammans med Amy Jägerskiöld som är pedagogisk planerare vid SFV.

Fokus ligger på människorelationerna inom en styrelse: gruppdynamik, mångfald i diskussionen och vikten av att skapa trygghet genom att förankra beslut.

– Ledningen i en förening är styrelsen – det är ni. Ni måste få tid för att skapa en känsla av trygghet. Genom tillit och trygghet vågar man ta risker och lägga sig själv i blöt, säger Amy Jägerskiöld.

Flera i publiken håller med.

– Styrelsearbete handlar i grunden om att jobba med människor, att skapa engagemang så att alla får komma till tals på mötena, säger Meira-Pia Lohiluoma.

– Utbildningsdagen har gett mig nya tankar kring hur man kan göra styrelsearbetet mera intressant för medlemmarna. Från mitt perspektiv handlar det om att kunna få ut det mesta av det kunnande som styrelsemedlemmarna för med sig till mötet, säger Pocke Wikström, förbundssekreterare vid Finlands svenska lärarförbund.

Som förbundssekreterare vid Finlands svenska lärarförbund vill Pocke Wikström (i mitten) ge alla som kommer till styrelsemötet en chans att dela med sig av sin kunskap. JHO-utbildningen hoppas han att ger fler verktyg för att ta vara på allt det kunnande ledamöterna har.

Föreläsare Malin Ström avslutar med ett konkret tips som hjälper för att hålla de förtroendevaldas motivation uppe.