MODUL 3: Kommunicera effekterna

Hur kan er organisation visa effekterna av ert arbete?

Att kommunicera effekterna av organisationens verksamhet är viktigt för att visa på värdet av ert arbete och för att attrahera stöd från finansiärer, medlemmar och allmänheten. Effektiv och övertygande kommunikation bygger på planenlighet: välj målsättningar, målgrupper, rätt kommunikationsmedel och presentationssätt. Att lägga upp en kommunikationsplan är ett bra verktyg för att planera, genomföra och följa upp kommunikationsverksamheten.

Varför är det viktigt att kommunicera effekter?

Effekter handlar om förändringen som er verksamhet skapar. Att kommunicera dessa effekter är viktigt då ni vill öka er genomslagskraft. Kommunikation av olika slag behövs genom hela verksamheten och i alla steg av genomslagskraftskedjan.

Kommunikation hjälper er bland annat att:

• övertyga intressentgrupper att agera genom att de bättre förstår ert arbete
• visa er relevans och öka er trovärdighet hos fler människor
• förbättra er egen verksamhet genom att identifiera vad som fungerar
• bygga starkare relationer med samarbetspartners och finansiärer.

Då ni kommunicerar effektivt stärker det också sammanhållningen i organisationen. Era egna medlemmar är mer motiverade då de bättre förstår och kan artikulera det goda som er förening får till stånd. Då blir det lättare för medlemmarna att berätta vidare om effekterna i er verksamhet, vilket i sin tur kan leda till att fler människor vill delta.

Kom ihåg: Kommunikation behövs inte bara i slutändan, utan genom hela verksamheten.

Sätt tydliga målsättningar för kommunikationen

Vad vill ni uppnå med er kommunikation?

Kommunikationsmålsättningar är specifika mål som fokuserar på vilken påverkan ni vill att kommunikationen ska ha. Dessa mål hjälper er att rikta era budskap och välja rätt strategier för att nå framgång.

Kommunikationsmålsättningar kan vara till exempel:

• Öka medvetenheten om föreningens arbete och dess effekter i samhället.
• Engagera och behålla medlemmar som deltar i föreningens arbete.
• Attrahera nya finansiärer eller givare för att säkerställa föreningens framtid.
• Stärka föreningens varumärke för att förbättra föreningens rykte.

En bra kommunikationsmålsättning går också att mäta. Läs mer om att mäta kommunikationsinsatser under rubriken ”Så mäter ni er kommunikation”.

Kom ihåg: Föreningens kommunikationsmålsättningar ska vara i linje med föreningens målsättningar i övrigt.

Förstå er målgrupp

Vem vill ni egentligen nå?

När ni vet vad ni vill uppnå med er kommunikation, kan ni kartlägga vem ni måste nå för att uppnå era målsättningar. ”Alla” är inte en bra målgrupp. Behöver ni egentligen nå finansiärer, lokalpolitiker, lokala företagare eller kanske människor i en viss ålder eller livssituation?

Olika målgrupper har olika intressen och behov. Bestäm er för:

• Primär målgrupp: De som ni i första hand måste nå för att uppnå era målsättningar. Till exempel finansiärer och beslutsfattare som är engagerade i samma teman som er organisation.
• Sekundär målgrupp: Andra intressenter som har nytta av er verksamhet eller kan föra era budskap vidare. Till exempel lokala företagare, journalister eller lärare i området.

Målgrupper hjälper er att anpassa budskapet.

Ett bra budskap svarar på frågorna vad, vem och varför. Formulera era budskap på sätt som tilltalar de olika målgrupperna. Till exempel är finansiärer och företagare som kanske intresserade av lite annorlunda synvinklar än frivilliga som deltagit i er verksamhet.

Fundera på vilka synvinklar i er verksamhet är relevanta för era olika målgrupper. Om ni inte vet, kan ni alltid fråga.

Till exempel:

• För finansiärer: ”Er investering har bidragit till en kurs som hjälpt 85 procent av deltagarna få arbete. Investeringen förbättrar ekonomin i vårt område märkbart.”
• För företagare: ”Vår kurs hjälper många lokala invånare att hitta jobb som passar just dem. Kom med så kanske ni hittar just den medarbetare som ni har letat efter.”
• För frivilliga: ”Tack vare ert arbete har vi i år hjälpt 200 ungdomar att hitta en meningsfull sysselsättning. Er insats för det gemensamma bästa är ovärderlig.”

Kom ihåg: Tilltala olika målgrupper med synvinklar som tilltalar just dem.

Välj rätt kommunikationsmedel

När ni vet vem ni vill nå, kan ni också välja rätt kommunikationsmedel för att nå just dem. Om ni har flera olika målgrupper behöver ni troligtvis flera olika kommunikationsmedel för att nå målgrupperna. Kom ihåg att anpassa budskapen i olika medel enligt målgrupp.

Följande är exempel på olika kommunikationsmedel.

Digitala kanaler

• Sociala medier: Nå ut med visuella och kortfattade budskap. Använd bilder, videor och infografik för att engagera målgruppen.
• Nyhetsbrev: Håll finansiärer och medlemmar uppdaterade med regelbundna rapporter och berättelser.
• Webbplats: Samla detaljerad information om era resultat och ge exempel på er samhällsnytta.

Pressmeddelanden och journalister

• Pressmeddelanden: Sprida era viktigaste budskap till en bredare publik. Ett välskrivet pressmeddelande med tydliga effektsiffror och exempel kan väcka medias intresse.
• Kontakta journalister direkt: Bygg relationer med journalister som bevakar ämnen kopplade till er verksamhet. Skicka relevanta uppdateringar och erbjud intervjuer för att lyfta fram era resultat i media.

Fysiska och personliga metoder

• Direkta kontakter med intressentgrupper: Träffa lokala beslutsfattare, kommunrepresentanter eller andra intressenter för att presentera era resultat. Använd konkreta exempel som visar hur er verksamhet bidrar till exempelvis lokalsamhällets utveckling.
• Evenemang och föreläsningar: Skapa engagemang genom att bjuda in till dialog och diskussion. Ett evenemang kan också vara ett bra tillfälle att synliggöra er verksamhet för nya samarbetspartners och finansiärer.
• Rapporter och broschyrer: Fördjupa med fakta och statistik. Perfekt för beslutsfattare och finansiärer.

Kom ihåg: Olika kommunikationsmedel passar för olika ändamål. Välj de som når era målgrupper bäst.

Hur presenterar ni effekterna?

En bra text kan se väldigt olika ut i olika medel

På webben måste texten börja med det som är mest intressant. Texten ska vara kort och koncis. Den ska också vara uppdelad i korta stycken och meningar. Använd också till exempel listor och mellanrubriker.

Ett pressmeddelande å sin sida innehåller gärna också några citat som knyter fakta till ett större sammanhang samt för fram åsikter och rekommendationer.

Berättelser skapar engagemang

Personliga berättelser från målgruppen kan göra era resultat levande och relaterbara. Försök väcka känslor hos läsaren, för känslor får människor att agera.

Använd citat och exempel för att visa hur er verksamhet har gjort skillnad. Knyt era berättelser till större samhällsfrågor och aktuella händelser.

Visualisera data

Diagram, infografik och nyckeltal gör det lättare att förstå era resultat. Prioritera sådana data som stöder den berättelsen som ni vill föra fram.

Till exempel:

• 85 procent av deltagarna i kursen fick jobb i ett lokalt företag.
• 70 procent av deltagarna rapporterade förbättrad hälsa efter kursen.
• Andelen som fått jobb under kursen har ökat med 15 procent per år.

Kom ihåg: Olika kommunikationsmedel kräver olika format. Variera enligt behov.

Så mäter ni er kommunikation

Att mäta effekterna av kommunikationen är avgörande för att förstå om era budskap når fram och om de bidrar till att uppfylla era mål. Genom att utvärdera resultaten kan ni förbättra era strategier och säkerställa att ni kommunicerar effektivt.

Vad ska ni mäta?

För att få en helhetsbild av kommunikationen ska ni mäta sådana saker som berättar om ni har lyckats nå era målsättningar. Stanna upp en stund och fundera på vilka siffror eller resultat som egentligen har att göra med era kommunikationsmålsättningar.

Ni kan mäta på olika nivåer, såväl kvantitativt som kvalitativt.

Använd digitala analysverktyg för era kvantitativa mätare, till exempel Google Analytics och olika plattformars inbyggda statistik. Jämför data över tid för att se trender och förbättringsområden.

Kvantitativa mätare kan handla om till exempel:

1. Räckvidd och spridning: antal visningar, följare eller nedladdningar av material.
2. Engagemang och respons: antal kommentarer, klick på länkar, deltagande i evenemang.
3. Effekter och påverkan: nya medlemmar, fler donationer, nya samarbeten eller ökad medvetenhet bland målgruppen.

Ofta räcker ändå inte data för att berätta om ni har lyckats, speciellt inom intressebevakning. Då är det viktigt att komma ihåg kvalitativ analys. Fick vi beslutsfattaren att ändra åsikt eller agera? Ändrade vår målgrupp sitt beteende på något sätt?

Ni kan också fråga era intressenter. Be om feedback från era viktigaste samarbetspartners eller finansiärer. De kan ge insikter om hur tydliga och relevanta era budskap är.

Använd insikterna

Gå regelbundet igenom era resultat för att justera och utveckla er kommunikationsstrategi och era kommunikationsplaner. Har ni lyckats eller inte? Varför? Vilka budskap och kanaler fungerar bäst? Var behöver ni lägga mer resurser?

Regelbunden utvärdering hjälper er att lära er kommunicera mer effektivt och nå era mål snabbare.

Kom ihåg: Mät inte för mätandets skull, utan mät sådana saker som berättar om ni har lyckats. Använd insikterna för att utveckla kommunikationen.

Reflektionsfrågor

• Är våra kommunikationsmål tydliga och våra resultat tydliga så att de hjälper oss framåt?
• Använder vi rätt kommunikationsmedel för att nå vår målgrupp?
• Mäter vi rätt saker?
• Kan vi använda feedback från målgruppen för att stärka vårt budskap?
• Kan vi tvista företag till att passa oss bättre?

TILL MODUL 4

TILL MENYN