Frågorna:
1. Vilka kanaler använder ni för att nå era medlemmar?
2. Hur distribuerar ni styrelsemötesmaterial och -protokoll?
3. Vilka problem och fördelar ser ni med att informera på papper eller i elektroniskt format?
Psykosociala förbundet, verksamhetsledare Bodil Viitanen
1. Vi sänder per vanlig post medlemsmöteskallelse och övrig information till medlemmar, till exempel om när vi utbetalar verksamhetsbidrag, medlemstidningen Respons och medlemsbrev fyra gånger per år. De föreningar som uppgett e-postadress får också samma informati on via e-post. Vår hemsida, blogg och Facebook-sida betjänar också våra medlemmar och allmänheten förstås.
2. Distributi on per post, på papper. Vi skickar en vecka före mötet så pappren borde nå alla i tid, men posten är tyvärr ibland sen eller slarvig, så det har hänt nu och då att möteshandlingar varit ”på väg” över en vecka och det är förargligt. Om en mötesbilaga blir klar i sista minuten använder jag e-post, men alla styrelsemedlemmar använder inte dator och e-post, så det blir orättvist att inte få ut samma information till alla samtidigt.
3. Papperskopior och brev per post är förstås arbetsamt men ändå en distributi onskanal, bara man kunde lita på Posten. Elektronisk distribution kräver att alla har tillgång till både dator och internet och framförallt kan använda e-post, samt att de kan öppna bilagorna. Det går inte att lämna någon i styrelsen utanför – informationen måste nå alla i styrelsen. Däremot för både interna möten och informati on som berör oss alla anställda, som finns utspridda i landet, använder vi förutom traditionell e-post, papper och riktiga möten också Yammer och Skype.
Finlands svenska sång- och musikförbund, verksamhetsledare Toni Sjöblom
1. Vi använder både e-post och vanliga pappersutskick. Organisationen är ganska stor, men till exempel årsmöteskallelsen går pappersvägen till våra 17 medlemsförbund. Vår medlemstidning Resonans är också en viktig infokanal.
2. Styrelsen får materialet elektroniskt helt och hållet. Vi tycker det är enkelt och bra. Vi har diskuterat det i styrelsen och alla är överens om att det fungerar bra.
3. På något sätt upplever jag att hela samhället är i ett övergångsskede. Papper tas mer på allvar och blir mer offi ciellt, medan informati on man skickar ut per e-post riskerar att drunkna i mängden och inte tas på allvar. Ibland då vi gjort större utskick per e-post märker man att det inte nått fram, det är många som missat det. Vi har en guide om hur informati onen inom FSSMF fungerar och den har vi skickat ut till alla grupper. Då vi delade ut den märkte vi en klar förbättring, men nu är vi igen i ett sådant skede då vi borde bli bättre på att kommunicera.
Svensk Ungdom, förbundssekreterare Sandra Grindgärds
1. Vi använder oss främst av e-post-listor och sociala medier. Vi har använder också olika Facebook-grupper, till exempel har vi en grupp för SU:are som är kommunalt förtroendevalda runtom i landet, som fungerar som informationskanal och diskussionsforum. Sedan har vi en Svensk Ungdom-sida på Facebook som länkas till vår hemsida, där våra medlemmar också hittar informati on om vad som är på gång. Möteskallelse till vår förbundskongress skickas både per post, e-post och fi nns på vår hemsida samt i vår medlemstidning Svensk Framtid som är en av vår viktigaste kanal för att nå våra medlemmar.
2. Vi distribuerar dem elektroniskt via e-post och det har fungerat bra. Alla i styrelsen finns på styrelsens e-postlista och informationen når dem alla.
3. Kommunikationen är smidigare och snabbare i elektroniskt format, vilket gör organisati onen mer effektiv. Våra medlemmar rör sig väldigt mycket på internet och e-post, sociala medier är ingenting nytt för dem. Vi måste finnas där våra medlemmar finns och använda oss av de metoder som passar dem. En utmaning är att ha uppdaterade e-postlistor så att vi faktiskt når alla.
