70930.jpg

SFV:s arkiv flyttar till Svenska centralarkivet

Hela SFV:s dokumentarkiv flyttar till Svenska centralarkivet, vilket leder till stora förbättringar. Förutom att materialet hädanefter uppbevaras i bättre utrymmen, blir det värdefulla materialet sökbart på nätet, bland annat på www.finna.fi.

Text & foto: Rabbe Sandelin

SFV har ända sedan starten år 1882 själv arkiverat sina handlingar. Eftersom egentlig arkivpersonal inte funnits, har arkiveringen varit sporadisk och inte alltid speciellt systematisk – i stället har arkiveringen hängt på personalens egen aktivitet, medan större arkiverings- och sorteringsprojekt uppenbarligen startats till exempel inför skrivandet av SFV:s 100-årshistorik som kom ut 1982.

När man i tillägg ser på hur materialet fysiskt uppbevarats, har det en längre tid funnits ganska mycket att önska. Största delen av SFV:s historiska material har förvarats i källaren i samma fastighet där SFV:s kansli finns på Annegatan 12 i Helsingfors, och de utrymmena har egentligen aldrig uppfyllt normala krav som ställs på ett adekvat arkiv. I tillägg har i samma utrymme burits in material till exempel från dödsbon som SFV mottagit som donationer, men som till sitt innehåll inte haft något alls att göra med SFV:s arkiv.

Christina Snellman i SFV:s källararkiv bland dammiga mappar.

Christina Snellman har sorterat och mappat allt det arkivmaterial som uppbevarades i SFV:s källare på Annegatan 12 i Helsingfors. 

Det värdefulla SFV-arkivet blir sökbart på nätet. Denna höst sker en stor förbättring, i och med att Svenska centralarkivet med ett överlåtelseavtal tar över ansvaret för SFV:s arkiv. En stor genomgång och uppstädning har gjorts av Christina Snellman, som också katalogiserat och mappat det material som nu flyttar till Svenska centralarkivet. Speciellt historieforskarna kan gnugga händerna, berättar Svenska centralarkivets chef Lena Karhu.

– SFV:s arkiv är kulturhistoriskt mycket värdefullt. Genomgången har visat att det finns mångsidigt material för forskning kring föreningsverksamhet, skolor och utbildning, liksom kring lokal­historia och personhistoria.

Lena Karhu bland tomma arkivhyllor på Centralarkivet

Svenska centralarkivets arkivchef Lena Karhu har reserverat flera hyllmeter för SFV:s arkiv.

Ur arkivsynvinkel förbättras inte enbart de fysiska förutsättningarna – även sökbarheten tar ett stort kliv framåt. 

– Vi tar över SFV:s arkiv vid en läglig tidpunkt. Svenska centralarkivet har precis tagit i bruk ett nytt system vi utvecklat tillsammans med riksarkivet och en rad privata arkiv. När vi matar in den nya SFV-katalogen i detta system, kommer även SFV-materialet att dyka upp då man söker på webbplatsen www.finna.fi, som samlar en lång rad finska arkivs, biblioteks och museers samlingar.

Alldeles fritt fram blir det inte. Enligt överlåtelseavtalet mellan SFV och Central­arkivet finns det restriktioner på en del av materialet: för att till exempel studera nyare styrelseprotokoll krävs tillstånd av SFV:s kansli­chef, liksom att forskarens identitet styrks och att forskningsändamålet uppges. Restriktionerna gäller även bidragsansökningar, där frågor gällande personlig integritet kan bli aktuella.

– Material med restriktioner kommer inledningsvis inte att synas i Finna, men i framtiden kommer även detta material att synas i sökningarna, med beskrivningar av restriktionerna, och instruktioner för hur man kan ansöka om tillstånd för att se materialet.

Lena Karhu säger att man förstås även kan kontakta Centralarkivet direkt, om man är intresserad av SFV-materialet.

Nu kan SFV:s arkiv även för­beredas på en digital arkivframtid.

Digitalt arkiv inom en nära framtid. Förbättringarna stannar emellertid inte vid bättre tillgänglighet och sök­barhet. Nu kan SFV:s arkiv även för­beredas på en digital arkivframtid. Lena Karhu berättar att undervisnings- och kultur­ministeriet glädjande länge gått i bräschen för en utveckling som gjort att även mindre, privata arkiv som Central­arkivet kan hänga med i den tekniska utvecklingen.

– Idag produceras allt mer digitalt material, och inom en nära framtid får Centralarkivet även möjlighet att ta emot digitala handlingar, som sparas och säkras enligt öppna arkivstandarder för långtidsförvaring, så att man till exempel kan lita på att ingen påverkat materialet i efterhand.

Metadata förbättrar sökning­arna. De nya digitala arkivsystemet är utvecklat av IT-centret för veten­skap CSC, och är en del av projektet Vårt digitala kultur­arv – som är ett sam­arbetsnätverk som National­biblio­teket koordinerar. Moderna arkiv­kataloger kommer att möjliggöra betyd­ligt intressantare sökningar än förr. Och olika intressanta kopplingar kommer att öppna upp sig.

– Det här blir ett oerhört viktigt verktyg även för oss själva. När vi nu börjar mata in mycket mer data om data – så kallad metadata – för varje arkivobjekt betyder det att en handling, ett objekt kan vara taggat inte bara med aktörerna, utan även med andra standardiserade ämnesord, och till exempel med geografiska orter.